De grote stappen van een architectuurproject

In het algemeen zal de architect, na het eerste contact, u een bezoek op de bouwplaats of een afspraak in zijn atelier voorstellen. Zo kan hij u een gepaste opdracht en een offerte op maat van uw specifieke behoeften voorstellen.

Een architectuurproject is een zorgvuldig proces in meerdere stappen dat de creatie, de planning, de uitvoering en de oplevering van een gebouw omvat. Hieronder vindt u de zes grote fasen van dit traject.

De schets / haalbaarheidsstudie

Alles begint met een idee, een behoefte of een wens. De architect komt dan in beeld om deze intentie om te zetten in een eerste concreet voorstel. Tijdens deze schetsfase analyseert hij de context, het perceel, de regelgeving en de behoeften van de bouwheer. De haalbaarheidsstudie dient om te controleren of het project technisch, administratief en financieel uitvoerbaar is. Dit werk resulteert in eerste architecturale voorstellen, vaak in de vorm van schetsen, vereenvoudigde plannen of volumestudies.

Het voorontwerp

Zodra de grote lijnen zijn goedgekeurd, verfijnt het voorontwerp het concept. De architect bepaalt de inplanting, de volumes, de materialen, de organisatie van de ruimtes en de grote technische keuzes. Deze fase leidt tot meer gedetailleerde plannen, eerste budgetramingen en concrete uitwisselingen met de opdrachtgever. Het voorontwerp vormt een stevige basis voor het opstellen van de stedenbouwkundige vergunningsaanvraag.

De aanvraag van de stedenbouwkundige vergunning

In deze fase verzamelt de architect alle documenten die nodig zijn voor het samenstellen van het aanvraagdossier. Dit bevat onder andere inplantingsplannen, doorsneden, gevelaanzichten, administratieve documenten en soms specifieke studies (energieprestatie, landschappelijke impact, toegankelijkheid…). Eenmaal volledig wordt het dossier ingediend bij de gemeente, die het doorstuurt naar de bevoegde instanties. Er moet rekening gehouden worden met wachttijden, afhankelijk van het type project en de zone.

Het bestek- en aanbestedingsdossier

Na de toekenning van de vergunning stelt de architect de uitvoeringsplannen en technische documenten op om aannemers te kunnen raadplegen. Hij schrijft het bestek, meetstaten, technische details en contractvoorwaarden uit. Dit dossier maakt het mogelijk om nauwkeurige offertes van aannemers te verkrijgen. De architect begeleidt vervolgens de bouwheer bij de analyse van de offertes en de keuze van de uitvoerders.

De werfopvolging

Bij de start van de werf neemt de architect de taak van werfopvolging op zich. Hij organiseert werfvergaderingen, controleert de uitvoering van de werken, houdt toezicht op deadlines en budgetten, en ziet toe op de naleving van plannen en technische voorschriften. Hij speelt een centrale coördinerende rol tussen de verschillende vakmannen en blijft de hoofdgesprekspartner van de bouwheer tijdens het volledige bouwproces.

De voorlopige oplevering

Na voltooiing van de werken wordt een voorlopige oplevering georganiseerd in aanwezigheid van de architect, de aannemers en de klant. Deze stap dient om te controleren of het gebouw voldoet aan het contract en om eventuele gebreken of afwerkingen op te tekenen. Deze opmerkingen worden vastgelegd in een proces-verbaal. Vanaf deze datum start een waarborgperiode van één jaar, waarna de definitieve oplevering kan plaatsvinden, waarmee het project officieel wordt afgesloten.

The main stages of an architectural project

Generally, after the first contact, the architect will suggest a visit to the construction site or a meeting at their studio. They will then be able to propose a scope of services and a fee estimate tailored to your specific needs.

An architectural project is a rigorous process, carried out in several stages, that oversees the creation, planning, execution, and delivery of a building. Here are the six major phases that mark this journey.

Sketch / Feasibility Study

Everything begins with an idea, a need, or a desire. The architect steps in to turn that intent into a concrete proposal. During this sketch phase, they analyze the context, the plot, regulatory constraints, and the client’s needs. The feasibility study ensures that the project is technically, administratively, and financially viable. This results in the first architectural concepts, often in the form of sketches, simplified plans, or 3D massing views.

Preliminary Design

Once the main concepts are approved, the preliminary design refines the proposal. The architect defines the layout, volumes, materials, space organization, and key technical choices. This phase produces more detailed drawings, initial budget estimates, and concrete discussions with the client. The preliminary design serves as a solid basis for preparing the urban planning permit application.

Urban Planning Permit Application

At this stage, the architect compiles all the required documents for the permit application. These typically include site plans, sections, elevations, administrative documents, and sometimes specific studies (such as energy performance, landscape impact, accessibility…). Once complete, the file is submitted to the municipality, which forwards it to the relevant authorities for review. Processing times vary depending on the nature of the project and the area involved.

Tendering Documentation

Once the permit is granted, the architect prepares execution plans and technical documents to consult contractors. They write the technical specifications, bills of quantities, construction details, and contract terms. This package allows for precise price quotes from contractors. The architect then assists the client in reviewing offers and selecting the appropriate firms.

Site Supervision

When construction begins, the architect is responsible for overseeing the works. They organize site meetings, check that the work complies with the plans and specifications, monitor timelines and budgets, and coordinate the various trades. The architect plays a central role in managing the site and remains the main point of contact for the client throughout the building process.

Provisional Acceptance

Once the works are completed, a provisional acceptance inspection is conducted in the presence of the architect, the contractors, and the client. This step verifies that the construction meets the contract and identifies any defects or finishing issues. These are recorded in an official report. From this date, a one-year warranty period begins, at the end of which the final acceptance can be declared, officially closing the project.

In welke gevallen is een stedenbouwkundige vergunning vereist?

Zodra men een woning wil bouwen of het volume ervan vergroten, is een stedenbouwkundige vergunning verplicht. Maar deze vergunning is ook vereist voor tal van andere ingrepen op een eigendom in Wallonië. Dit omvat bijvoorbeeld: de bouw van een garage of paardenstal, ingrijpende wijzigingen van het terrein, of een bestemmingswijziging van een gebouw (bijvoorbeeld het opdelen van een eengezinswoning in meerdere wooneenheden).

Vooraleer u met uw project begint, is het ten zeerste aangeraden om de geldende regels te raadplegen om te weten of de tussenkomst van een architect vereist is en of een vergunning nodig is. In Wallonië kunnen sommige aanpassingen sinds 2023 worden uitgevoerd zonder vergunning of via een vereenvoudigde procedure, dus zonder verplichte tussenkomst van een architect. De voorwaarden verschillen echter per gemeente en het is essentieel om de lokale reglementen na te leven. Dit is onder andere van toepassing op: carports, pergola’s, tuinhuisjes of zwembaden, veranda’s of bijgebouwen, warmtepompen, zonnepanelen, dakramen (zoals Velux), of een wijziging van de kleur van een gevel die niet zichtbaar is vanaf de openbare weg.

Elke situatie hangt af van criteria zoals de oppervlakte, de locatie op het terrein of de kenmerken van de onmiddellijke omgeving. Vergeet ook niet dat een bouwwerk zonder vergunning, indien nodig, geregulariseerd moet worden via een vergunningsaanvraag.

Neem ten slotte altijd eerst contact op met de dienst ruimtelijke ordening van uw gemeente. Zij kunnen u zeggen of uw project al dan niet vergunningsplichtig is, wat u veel onnodige stappen kan besparen.

When is an urban planning permit

required?

As soon as you plan to build a house or increase its floor area, an urban planning permit becomes mandatory. But this type of permit also applies to many other types of works in Wallonia. These include, for example: building a garage or a shelter for animals, significant changes to the terrain, or changing the use of a building (such as converting a single-family home into several apartments).

Before starting your project, it's strongly recommended to consult the local rules to determine whether an architect must be involved and whether a permit is required. Since 2023 in Wallonia, certain minor modifications can be done without a permit or through a simplified procedure, meaning no mandatory architect involvement. However, the conditions vary by municipality, and it’s crucial to comply with local regulations. This applies to: carports, pergolas, garden sheds or swimming pools, verandas or annexes, heat pumps, solar panel installations, roof windows (like Velux), or changing the color of a facade that is not visible from the public space.

Each case depends on factors such as surface area, location on the plot, and characteristics of the immediate surroundings. Also, note that any construction carried out without a permit must, if necessary, be legalized through a retroactive permit application.

Before taking any action, contact your municipality’s planning department. They can tell you whether your project requires a permit, potentially saving you unnecessary paperwork.

Wanneer is geen stedenbouwkundige vergunning vereist?

De Waalse Regering bepaalt elk jaar welke werken zonder stedenbouwkundige vergunning mogen worden uitgevoerd. Om te weten of uw project hieronder valt, kunt u een online formulier invullen dat u snel een antwoord geeft op basis van de aard van uw project.

Tot de interventies die doorgaans vrijgesteld zijn van een vergunning behoren: binneninrichtingen, op voorwaarde dat ze de stabiliteit van het gebouw niet beïnvloeden, de functie of het aantal woningen niet wijzigen; de afbraak van een bijgebouw van minder dan 100 m², op voorwaarde dat het niet wordt heropgebouwd, niet zichtbaar is vanop de openbare weg en dat de vrijgekomen ruimte deel uitmaakt van de tuin of binnenkoer; de plaatsing van zonnepanelen, zolang ze in het vlak van een hellend dak liggen; het wijzigen van de kleur van een gevel die niet zichtbaar is van op de openbare weg.

In sommige gevallen, zelfs als een vergunning nog steeds vereist is, kan de procedure vereenvoudigd worden: geen architect nodig, noch advies van de gedelegeerd ambtenaar of de gemeente. Dit hangt af van het soort werkzaamheden en hun impact op de gebouwde omgeving.

In alle gevallen is een bezoek aan de dienst ruimtelijke ordening van uw gemeente sterk aan te raden. Zo kunt u nagaan welke specifieke voorwaarden op uw project van toepassing zijn en mogelijke overtredingen vermijden.

When is a permit not

required?

The Walloon government defines each year which types of work may be carried out without an urban planning permit. To find out whether your project qualifies, an online tool is available that can quickly give you an answer based on the nature of the works.

Some of the works typically exempt from permits include: interior renovations, provided they do not affect the building’s structural stability, change its use, or alter the number of housing units; demolition of annexes under 100 m², provided they are not rebuilt, are not visible from public space, and the freed area is integrated into the courtyard or garden; installation of solar panels, as long as they follow the slope of a pitched roof; and color changes to facades not visible from public roads.

In certain cases, even if a permit is still required, the procedure can be simplified: no need for an architect, or for approval from the delegated official or the municipality. This depends on the nature of the works and their impact on the built environment.

In all cases, consulting your municipal planning department is strongly advised. You’ll be able to verify the specific conditions for your project and avoid potential violations.

Wie mag een stedenbouwkundige vergunning aanvragen?

Goed nieuws: iedereen mag een stedenbouwkundige vergunning aanvragen, op voorwaarde dat men in staat is het project concreet uit te voeren. Men hoeft dus geen eigenaar te zijn om de procedure te starten. In de praktijk is het meestal de bouwheer of de architect die het dossier indient.

Sommige aanvragen kunnen zonder tussenkomst van een architect worden ingediend, maar let op: het samenstellen van het dossier is vaak complex en de vereiste documenten kunnen talrijk en technisch zijn. Wilt u een reeds verleende vergunning wijzigen? Dat kan: u hoeft enkel een aanvraag tot wijzigende vergunning in te dienen. Deze procedure laat toe om een project aan te passen zonder volledig opnieuw te beginnen.

Hulp nodig? De dienst ruimtelijke ordening van uw gemeente en uw architect blijven uw beste bondgenoten om u te begeleiden in de stappen.

Who can apply for an urban planning

permit?

Good news: anyone can apply for an urban planning permit, provided they are able to carry out the project. It is not necessary to be the property owner to initiate the process. In practice, it is most often the client or the architect who files the application.

Some applications can be submitted without the involvement of an architect. However, be careful: assembling the application can be complex, and many technical documents may be required. Want to modify an already granted permit? It’s possible: just apply for an amended permit. This procedure allows changes to the project without having to start from scratch.

Need help? Your municipality’s planning department and your architect are your best allies in navigating the process.

Portfolio

Wat kost een stedenbouwkundige vergunning?

Als u werken overweegt in Wallonië – een uitbreiding, een nieuwbouw, een afbraak, het plaatsen van een reclamepaneel of het wijzigen van het reliëf van een terrein – is een stedenbouwkundige vergunning wellicht vereist.

Maar zodra deze verplichting vaststaat, rijst de vraag: wat kost dat? De kostprijs van een vergunning hangt af van verschillende factoren: de administratieve kosten van de gemeente, de erelonen van de architect indien nodig, en bepaalde technische documenten die aan het dossier moeten worden toegevoegd.

Elke Waalse gemeente hanteert haar eigen tarieven voor de behandeling van een stedenbouwkundige aanvraag. Deze kosten dekken de analyse en opvolging van uw dossier. Voor een eengezinswoning ligt dit bedrag meestal tussen de 150 en 200 euro, maar dit kan variëren naargelang het projecttype of de lokale regels. Sommige gemeenten publiceren deze bedragen op hun website, maar vaak moet u rechtstreeks contact opnemen met de dienst stedenbouw om dit te weten.

Als uw project een architect vereist – wat vaak het geval is bij uitbreidingen, nieuwbouw of ingrijpende verbouwingen – komen daar de erelonen van de architect bovenop. Er zijn twee gangbare manieren van facturatie: ofwel een forfaitair bedrag van bij het begin, vaak tussen 2500 en 4500 euro excl. btw voor kleine dossiers; ofwel een percentage van de totale kost van de werken, meestal tussen 6% en 12%, vooral voor projecten boven de 100.000 euro. Dit percentage hangt af van de aard en de complexiteit van het project en van de omvang van de opdracht.

De architect neemt in zijn prestaties met betrekking tot de vergunning het ontwerp, het opstellen van plannen, de voorbereidende technische studies, de naleving van stedenbouwkundige voorschriften, de opmaak van het volledige administratieve dossier en de indiening en opvolging bij de bevoegde instanties op zich. Een specifiek document met betrekking tot de energieprestatie van het gebouw, de EPB, is ook vereist, maar maakt geen deel uit van de basisopdracht van de architect: dit wordt meestal toevertrouwd aan een gespecialiseerd bureau.

In sommige gevallen is de tussenkomst van een architect niet verplicht, wat de kosten kan drukken. Dit geldt voor kleine werken, op voorwaarde dat men zich houdt aan de minimale afstanden tot de perceelgrenzen en de toegestane oppervlaktes.

Bijvoorbeeld: een garage of carport van minder dan 40 m², een veranda of terrasoverkapping van minder dan 40 m², een kleine serre, een tuin- of dierenhok van minder dan 20 m², een klein buitenzwembad of een vijver kunnen, onder bepaalde voorwaarden, zonder vergunning en zonder architect worden gerealiseerd. Hetzelfde geldt voor het plaatsen van bijenkasten of het aanleggen van een poel.

Andere werken, zoals het wijzigen van het uiterlijk van het gebouw – bijvoorbeeld het wijzigen van de gevelkleur, gevelisolatie of het aanpassen van het terrein – kunnen dan weer wel een vergunning vereisen, maar zonder verplichte tussenkomst van een architect.

De kostprijs van een stedenbouwkundige vergunning hangt dus af van het soort project, de gemeentelijke regelgeving en de eventuele noodzaak van een architect. Om onaangename verrassingen te vermijden, is het aan te raden om van bij het begin advies in te winnen bij de dienst stedenbouw van uw gemeente en bij een architect die u gericht kan begeleiden.

Wilt u verder gaan? Raadpleeg dan zeker het Code du Développement Territorial (CoDT) of gebruik de online hulpmiddelen om de prestaties van architecten te ramen, zoals de berekeningstool van de Orde van Architecten.

Opmerking: de erelonen van de architect worden meestal niet in één keer betaald, maar in fasen, afhankelijk van de voortgang van de opdracht.

How much does a permit cost?

If you’re planning construction work in Wallonia — whether it's an extension, new build, demolition, advertisement installation, or modification of land topography — it’s very likely that a permit will be required.

But once this obligation is confirmed, another question arises: how much will it cost? The cost of an urban planning permit depends on several factors: administrative fees charged by the municipality, the architect's fees if required, and some technical documents to be included in the file.

Each Walloon municipality sets its own processing fees for permit applications. These cover the cost of reviewing and handling your file. For a single-family dwelling, this usually ranges from €150 to €200, but the amount may vary depending on the project type and local rules. Some municipalities publish these fees on their website, but often you’ll need to contact the planning department directly to find out.

If your project requires an architect — which is often the case for extensions, new constructions, or major renovations — their fees are added to the administrative costs. There are two common billing methods: either a fixed fee agreed upon at the start, often between €2500 and €4500 excluding VAT for small projects; or a percentage of the total construction cost, typically between 6% and 12%, especially for projects over €100,000. This percentage depends on the project's nature, complexity, and scope of the architect’s services.

When handling the permit phase, the architect is responsible for designing the project, preparing the plans, conducting preliminary technical studies, verifying zoning regulations, compiling the complete administrative file, and submitting it to the authorities. A specific document related to the building’s energy performance, called the EPB (EnergiePrestatie van Gebouwen), is also required, but it is not part of the architect’s basic services and is usually entrusted to a specialist office.

In some cases, the architect's involvement is not mandatory, which can reduce costs. This is true for minor works, provided minimum distances from property lines and allowable surface areas are respected.

For example, a garage or carport under 40 m², a veranda or covered terrace under 40 m², a small greenhouse, a garden or animal shelter under 20 m², a small outdoor pool, or even a pond can often be built without a permit and without an architect, under specific conditions. The same applies to installing beehives or creating a wildlife pond.

Other works that change the building’s appearance — such as altering facade colors, adding external insulation, or modifying the site’s topography — may require a permit but not necessarily the intervention of an architect.

The cost of a permit therefore depends on the project type, local regulations, and whether an architect is needed. To avoid unpleasant surprises, it’s advisable to consult both your municipality’s planning department and an architect from the outset. They can guide you according to the specifics of your project.

To go further, you can consult the Code du Développement Territorial(CoDT) or use online tools to estimate architectural fees — such as the fee calculator provided by the Order of Architects.

Also note that architect’s fees are usually not paid all at once. They are most often spread across the different phases of the assignment.